1.1 Arti penting peng-arsipan
Banyak yang kita dengar orang-orang apabila mendengar arsip timbul dibayangannya tentang tumpukan kertas yang penuh dengan debu dan kertas berserakan dengan pengelola orang yang tidak paham tentang arti pentingnya arsip.Hal itu dapat mengakibatkan citra lembaga kearsipan tidak baik.Apa lagi seorang pimpinan kantor juga tidak memahami akan pentingnya arsip,sehingga pengelola arsip tidak dipilih untuk mengelola dikantornya belum lagi arsippun akan dijual belikan oleh pengelola yang tidak paham tentang pentingnya arsip itu.sehingga sering mengakibatkan kerja tidak epektip karena disaat arsip dibutuhkan arsip sulit untuk ditemukan bahkan tidak dapat lagi untuk ditemukan kembali. oleh sebab itu arsip perlu dikelola dengan baik, dengan memperhatikan kerapian dalam penyimpanan, keteraturan penyimpanan dengan pengelola yang terdidik agar mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip, keamanan arsip dengan begitu akan mempermudah dalam kelancaran organisasi
Ciri-ciri kurang efektifnya sistem kearsipan dalam organisasi
a. Lamanya pencarian arsip disaat dibutuhkan
b. Tidak ditemukannya kembali arsip yang penting
c. “Banjir arsip” arsip yang penting tidak ada pembedaan tempat penyimpanan dengan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna yang tinggi, tidak adanya penyusutan sehingga arsip yang penting dan yang tidak penting tertumpuk menjadi satu sehingga penemuan arsip akan sulit.
d. Pegawi yang mengurusi penyimpanan arsip tidak berpengalaman, tidak tau arsip yang penting dan yang tidak memiliki nilai guna yang tinggi. .(dikutip dari buku menejemen perkantoran modern)
A. Beberapa pengertian arsip
Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan swasta maupun perorangan dalam bentuk dan corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok yang digunakan untuk penyelenggaraan administrasi negara.(pasal 1,uu no 7 tahun 1971)
Arsip adalah segala bentuk naskah yang mengandung berbagai macam informasi/pakta yang relevan bagi penyelenggaraan organisasi yang akan disimpan karena memiliki kegunaan dimasa yang akan datang.
Arsip adalah suatu pruses mulai dari proses penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendlan, perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
A. Tujuan kearsipan
Adalah memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi dengan tepat, lengkap, akurat dan relevan, dan tepat waktu secara efisien, menyelamatkan bahan pertanggungjawaban nasional tentang penyelenggaraan pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.
B. Tahapan arsip
a. Tahap penciptaan
Tahapan ini merupakan tahapan awal dari proses kehidupan arsip yaitu yang bentuknya masih berupa konsep,daptar, pormulir. Tahap ini dapat disebut tahapan koerspondensi managemen.
b. Tahapan pengurusan dan pengendalian
Pada tahapan ini meupakan tahapan dimana surat keluar dan masuk diregistrasi, idagendakan sesuai dengan sistem yang telah ditentukan setelah itu surat-surat tersebut di arahkan dan di kendalikan ditempat yang akan membahas dan memproses surat tersebut
c. Tahap reprensi
Pada tahapoan ini surat-surat digunakan dalam kegiatan organisasi dan surat tersebut dikelasipikasikan diindeks bila perlu digunakan tunjuk silang selesai di filling agar saat dibutuhkan dapat cepat ditemukan kembali
d. Tahap penyusutan
tahap ini merupakan tahap pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktip dari unit pengelola ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga- lembaga negara, badan- badan pemerintahdari hasil kegiatan penyusutan ini akan terdapat 3 jenis arsipsbb
a) Arsip yang masih aktif yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari tetapi disimpan di unit pengelola
b) Arsip yang tidak penting, nonaktif misal pormulir kosong tembusan yang rangkap dobel arsip yang tidak penting langsung dapat dimusnahkan
c) Arsip penting yang sudah menurun kegunaannya langung dipindagh keunit kearsipan menjadi arsip inaktif perlu diketahui penyusutan juga dapat terjadi diunit kearsipan yaitu penyusutan arsip inaktif kegiatan ini bisanya dilakukan oleh suatu panitia penyusutan, pemusnahan arsip ini dibentuk olah lembaga- lembaga Negara dan dilaksanakan oleh arsip nasional dengan melihat kegunaan, informasi ,yang terkandung dalam arsip tersebut.
e. Tahap pemusnahan
Tahapan ini merupakan tahapan dimana arsip di musnahkan dan pemusnahan dapat dilakukan oleh lembaga negara, badan-badan pemerintah, arsip yang dimusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, telah melampaui batas waktu penyimpanan sebagaimana tercamtum sebagai jadwal retensi. Arsip pada instansi masing-masaing dibentuk panitia pemusnahan arsip dan dalam pelaksanaannya, pemusnahan arsip harus baik isi dan bentuknya disaksikan oleh pengawas dibidang huku, bidang pengawasan dari lembaga negara badan- badan pemerintahan yang bersangkutan
f. Tahap penyimpanan
g. Dalam tahapan ini arsip aktip setelah diselseksi maka akan mendapat 2 jenis arsip yang masih tetap digunakan dalam kegiatan sehari- hari dan arsip yang sudah menurun nilasi gunanya sehingga dapat dikatakan arsip inaktif dan arsip tersebut didaptarkan dan dipindahkan ke lembaga kearsipan di instansi masing-masing.
h. Tahap penyerahan arsip ke Arsip Nasional
Pada tahapan ini merupakan tahap terahir dalam lingkungan arsip arsip yang sudah menjadi arsip inaktif yang sudah menjadio statis diserahkan oleh setiap lembaga ke Arsip Nasional RI kemudian lembaga arsip nasional memyimpan, memelihara sebagai pertanggung jawaban Nasional, sebagai bahan bukti
Ke tujuh tahapan arsip tersebut berlaku terhadap arsip-arsip manapun, bentuk apapun dan apabila salah satu dari sistim tersebut tidak dilakukan secara serius maka pengelolaan arsip tersebut tidak akan berjalan dengan efektif.
C. Adapun keuggulan dari pungsi penanganan kersipan sbb;
a. Aktifitas organisasi akan berjalan dengan lancar
b. Dapat mempermudah mencari bukti tertulis apa bila terjadi maslah, kesalahan
c. Lebih mudah mencari dan menemukan file , dokumen (arsip) disaat dibutuhkan
d. Dapat dijadikan sebagai badan dokumentasi
e. Dapat menghemat biaya, waktu dan tenaga dalam pencarian arsip
f. Sebagi alat penyimpan warkat
g. Sebagai alat bantu organisasi yang memiliki perpustakaan
h. Merupakan bantuan untuk mempermudah pemimpin dalam pengambilan keputusan
i. Tarciptanya kenyamanan dalam suatu kantor.
REFERENSI
Abubakar,A H. Hadi: Pola Kearsipan Modern. Arsip nasional R.I. jakarta1985
